Algemene voorwaarden

1. Inleiding 

Bekina VZW met maatschappelijke zetel te Wildendries 6, 9404 Aspelare hecht veel belang aan een veilige, transparante en vertrouwelijke verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens. In het bijzonder willen wij de gegevens van o.a. onze leden, medewerkers en partners beschermen tegen onder meer verlies, lekken, fouten, onterechte toegangen of onrechtmatige verwerkingen. 

Wij willen u door middel van deze Data Protection Notice informeren over de verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens. 

Wij vragen dat u deze Data Protection Notice aandachtig leest, vermits deze essentiële informatie bevat over hoe uw persoonsgegevens worden verwerkt en waarvoor. Door het meedelen van uw persoonsgegevens verklaart u uitdrukkelijk kennis te hebben genomen van deze Data Protection Notice en gaat u er eveneens uitdrukkelijk mee akkoord, alsook met de verwerking zelf. 

2. Toepassingsgebied 

Deze Data Protection Notice heeft betrekking op alle diensten die door ons worden verstrekt en in het algemeen op alle activiteiten die wij uitvoeren. 

3. Verwerkingsverantwoordelijke en haar verbintenissen 

Bekina VZW met maatschappelijke zetel te Wildendries 6, 9404 Aspelare is de verwerkingsverantwoordelijke van uw persoonsgegevens. 

Bij de verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens respecteren wij de Belgische regelgeving inzake bescherming van persoonsgegevens, evenals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“GDPR”) vanaf haar inwerkingtreding op 25 mei 2018. 

4. Persoonsgegevens 

Naargelang uw activiteiten en uw relatie tot onze organisatie, deelt u ons de volgende persoonsgegevens mee: uw identiteits- en contactgegevens (naam, adres, e-mail-adres, geboortedatum van u en uw gezin of leden van uw organisatie). Voor bepaalde activiteiten, kan het zijn dat u ons bijkomende gegevens bezorgt om uw aanwezigheden te registreren (bijkomende contactgegevens, allergieen, medische info). Wij wijzen u er vriendelijk op dat u de verantwoordelijkheid draagt voor alle gegevens die u ons verstrekt en dat wij vertrouwen op de juistheid ervan. Indien uw gegevens niet meer up-to-date zouden zijn, verzoeken wij u ons dit per kerende te melden. U bent niet verplicht om uw persoonsgegevens mee te delen, maar u begrijpt dat het verlenen van bepaalde diensten of het samenwerken onmogelijk wordt wanneer u niet instemt met de verzameling en verwerking eraan. 

5. Verwerkingsdoeleinden en rechtsgrond 

5.1 Deelnemersgegevens 

In het kader van onze dienstverlening en onze activiteiten verzamelen en verwerken wij de identiteits- en contactgegevens van onze deelnemers en medewerkers en andere nuttige contactpersonen. De doeleinden voor deze verwerkingen zijn de uitvoering van de overeenkomsten met onze leden, het ledenbeheer, de boekhouding en direct marketingactiviteiten zoals het toesturen van promotionele of commerciële informatie. De rechtsgronden zijn de uitvoering van de overeenkomst, het vervullen van wettelijke en reglementaire verplichtingen en/of ons gerechtvaardigd belang. 

5.2 Andere gegevens 

Naast de gegevens van deelnemers en medewerkers verwerken wij ook persoonsgegevens van anderen, zoals mogelijke nieuwe klanten/prospecten, nuttige contacten binnen ons domein, netwerkcontacten, contacten van deskundigen, enz. De doeleinden van deze verwerkingen zijn in het belang van onze activiteiten, direct marketing en public relations. De rechtsgrond is ons gerechtvaardigd belang of in sommige gevallen de uitvoering van een overeenkomst. 

6. Duur van de verwerking 

De persoonsgegevens worden door ons bewaard en verwerkt voor een periode die noodzakelijk is in functie van de doeleinden van de verwerking en in functie van de relatie die wij met u hebben. Deelnemers gegevens en gegevens van medewerkers zullen in elk geval na een termijn van tien jaar na de beëindiging van de activiteit uit onze systemen worden verwijderd, behoudens voor wat betreft deze persoonsgegevens die wij op basis van ons ledenbeheer langer moeten bewaren of in geval van een lopend geschil waarvoor de persoonsgegevens nog noodzakelijk zijn. 

7. Rechten 

In overeenstemming en onder de voorwaarden van de Belgische privacywetgeving en de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming delen wij u mee dat u over de volgende rechten beschikt: 

Recht op toegang en inzage: 
u heeft het recht om kosteloos kennis te nemen van de gegevens die wij over u hebben en na te gaan waarvoor deze worden aangewend. 

Recht op rectificatie: 
u heeft het recht om rectificatie (verbetering) van uw onjuiste persoonsgegevens te verkrijgen, evenals om onvolledige persoonsgegevens te vervolledigen. 

Recht op gegevenswissing of beperking: 
u heeft het recht om ons te verzoeken uw persoonsgegevens te wissen of de verwerking ervan te beperken in de omstandigheden en onder de voorwaarden zoals bepaald door de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Wij kunnen de gegevenswissing of beperking weigeren van enige persoonsgegevens die voor ons noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van een wettelijke verplichting, de uitvoering van de overeenkomst of ons gerechtvaardigd belang, en dit zolang deze gegevens noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld. 

Recht op overdraagbaarheid van gegevens: 
u heeft het recht de persoonsgegevens die u ons heeft verstrekt, in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen. U heeft het recht deze gegevens over te dragen aan een andere verantwoordelijke voor de verwerking. 

Recht van bezwaar: 
u heeft het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens wegens ernstige en legitieme motieven. Gelieve er evenwel rekening mee te houden dat u zich niet kan verzetten tegen de verwerking van persoonsgegevens die voor ons noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van een wettelijke verplichting, de uitvoering van de overeenkomst of ons gerechtvaardigd belang, en dit zolang deze gegevens noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor zij werden verzameld. 

Recht van intrekking van de toestemming: 
indien de verwerking van de persoonsgegevens is gebaseerd op de voorafgaande toestemming, beschikt u over het recht deze toestemming in te trekken. Deze persoonsgegevens zullen dan enkel nog verwerkt worden indien wij hiervoor over een andere rechtsgrond beschikken. 

Automatische beslissingen en profilering: 
wij bevestigen dat de verwerking van de persoonsgegevens geen profilering omvat en dat u niet aan volledige geautomatiseerde beslissingen wordt onderworpen. 

U kan voormelde rechten uitoefenen door u te wenden tot secretariaat@bekina.org. Wij stellen alles in het werk om op een zorgvuldige en legitieme manier om te gaan met uw persoonsgegevens in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving. Indien u desalniettemin van oordeel bent dat uw rechten geschonden zouden zijn en u binnen onze organisatie voor uw bezorgdheden geen gehoor zou vinden, staat het u vrij een klacht in te dienen bij: 

Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
Tel. 02 274 48 00 
Fax. 02 274 48 35 
E-mail: commission@privacycommission.be 

U kan zich bijkomend richten tot een rechtbank wanneer u meent dat u schade zou lijden als gevolg van de verwerking van uw persoonsgegevens. 

8. Doorgifte aan derden 

Bepaalde persoonsgegevens die door ons worden verzameld, zullen worden doorgegeven aan en mogelijk verwerkt worden door derde dienstverleners, zoals onze IT-leverancier, boekhouder, bedrijven of organisaties waar onze activiteiten plaatsvinden. 

Het is mogelijk dat één of meer van bovenvermelde derde partijen gelokaliseerd zijn buiten de Europese Economische Ruimte (“EER”). Er zullen evenwel alleen persoonsgegevens worden doorgestuurd naar derde landen met een passend beschermingsniveau. 

De werknemers, managers en/of vertegenwoordigers van de hierboven vermelde dienstverleners of instellingen en de gespecialiseerde dienstverleners door hen aangesteld, dienen de vertrouwelijke aard van uw persoonsgegevens te respecteren en kunnen deze gegevens enkel gebruiken voor de doeleinden in het kader waarvan zij werden verstrekt. 

Indien nodig kunnen uw persoonsgegevens worden doorgegeven aan andere derde partijen. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer wij geheel of gedeeltelijk gereorganiseerd zouden worden of als onze activiteiten zouden worden overgedragen aan een andere organisatie. Ook is het mogelijk dat persoonsgegevens moeten worden doorgegeven ingevolge een gerechtelijk bevel of om te voldoen aan een bepaalde wettelijke verplichting. Wij zullen in dat geval redelijke inspanningen leveren om u voorafgaand te informeren over deze mededeling aan andere derde partijen. U zal evenwel erkennen en begrijpen dat dit in bepaalde omstandigheden niet altijd technisch haalbaar is of dat er mogelijk wettelijke beperkingen van toepassing kunnen zijn. 

Wij zullen uw persoonsgegevens in geen geval verkopen of commercieel ter beschikking stellen aan direct marketingbureaus of gelijkaardige dienstverleners, tenzij met uw voorafgaande toestemming. 

9. Technische en organisatorische maatregelen 

Wij nemen de nodige technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens volgens een afdoend veiligheidsniveau te verwerken en deze te beschermen tegen vernietiging, verlies, vervalsing, wijziging, niet-toegestane toegang of kennisgeving per vergissing aan derden, evenals elke andere niet toegestane verwerking van deze gegevens. In geen geval kan Bekina VZW aansprakelijk worden geacht voor enige directe of indirecte schade die voortvloeit uit een foutief of onrechtmatig gebruik door een derde van de persoonsgegevens. 

10. Toegang door derden 

Met het oog op de verwerking van uw persoonsgegevens, verlenen wij toegang tot uw persoonsgegevens aan onze medewerkers en aangestelden. Wij garanderen een gelijkaardig niveau van bescherming door contractuele verplichtingen tegenstelbaar te maken aan deze medewerkers en aangestelden, die gelijkaardig zijn aan deze Data Protection Notice. 

11. Nog vragen? 

Indien u na het lezen van deze Data Protection Notice verdere vragen of opmerkingen heeft met betrekking tot de verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens, kan u contact opnemen:

Per post: 

Bekina VZW, Wildendries 6, 9404 Aspelare 

Per e-mail: secretariaat@bekina.org